Hoe geven we congressen, professionaliseringsdagen en events vorm in de 1,5 m samenleving? De nieuwe realiteit van fysiek afstand houden en beperkingen bij bijeenkomsten zijn voorlopig een gegeven. Echter, dat we fysiek afstand houden, wil niet zeggen dat we sociaal en intellectueel gezien ook afstand van elkaar hoeven te nemen. Gelukkig zijn er alternatieven om elkaar te blijven ontmoeten en inspireren.

U kunt de vorm van uw congres aanpassen en kiezen voor een hybride event, een livestream of  een volledig online event. Wilt u liever uw gasten op locatie uitnodigen? Veel locaties en cateraars hebben zich voorbereid op de ontvangst van groepen volgens de nieuwe richtlijnen. Laten we samen verkennen waar uw voorkeur naar uit gaat.

Waar gaat uw voorkeur naar uit?

Hybride event: online & offline

Bij een hybride event kan niet iedereen aanwezig zijn, maar dat is geen probleem. Afhankelijk van de op dat moment geldende richtlijnen kan een deel van de gasten fysiek bij het programma aanwezig zijn en een gedeelte van de gasten volgt het event online. Voor deze gasten wilt u natuurlijk net zo’n mooie congresbeleving neerzetten. Hiervoor zou u bijvoorbeeld gebruik kunnen maken van een congresbox. In deze congresbox, die u van tevoren toestuurt, zitten items die te maken hebben met het evenement. Hiermee besteedt u evenveel aandacht aan de online bezoekers en is het volgen van een online congres ook beleven.

Livestream of live cameraregie

Om een gedeelte van het congres online te faciliteren, zijn er verschillende opties.U kunt gebruikmaken van een livestream die de plenaire sessies streamt naar iedere willekeurige plaats. Bij het livestreamen vindt er geen interactie met de deelnemers plaats. U kunt ook kiezen voor live cameraregie in een studiosetting op de locatie. De deelnemers volgen de presentatie thuis en ondertussen kunt u hen de mogelijkheid geven vragen te stellen. Zo is er tijdens de live uitzending van het congres wel interactie mogelijk.

Virtueel event

Hoe maak je een virtueel evenement aantrekkelijk? Bij online evenementen mag het allemaal net iets korter. Het is mogelijk om het programma in blokken te verdelen via break-out sessies, zodat deelnemers net als bij een ‘echt’ evenement kunnen kiezen waar zij aan deel willen nemen. Zorg voor afwisseling en maak connectie met de deelnemers. Maak het event zo interactief mogelijk. Denk ook aan gamification. Spelelementen toevoegen aan het evenement zorgen ervoor dat deelnemers informatie tot 90% beter opslaan en ervaren. Laat de deelnemers live vragen stellen en zorg dat onderling netwerken ook online mogelijk is. Er zijn tal van mogelijkheden om ook een online event te laten sprankelen.

Het 1,5 m event op locatie

Wilt u uw event op locatie organiseren in de 1,5 m samenleving?  Heeft u daarbij bijvoorbeeld al eens gedacht over een eventcarroussel ? Of over het ontvangen van gasten per tijdslot? U kunt de deelnemers een persoonlijke event space aanbieden,  de sprekers laten wisselen van zaal in plaats van de deelnemers of werken met kleurvakken en/of routes. Ik praat u graag bij over alle praktische zaken maar ook over alle mogelijkheden om van uw 1,5 m event een succes te maken.

Een goede samenwerking is een voorwaarde voor een veilig event. De organisator, deelnemer, locatie en leveranciers leveren allemaal hun bijdrage om het event te laten plaatsvinden volgens de geldende richtlijnen.